出張の際に荷物を減らす工夫とは？

出張に行く際にはできる限り荷物を減らして身軽に行きたいものです。仕事が関わる遠出なら、なおさらでしょう。
ここでは、出張準備をスムーズに行う工夫と、荷物を減らすコツを紹介します。時間をかけて準備をしても、荷物をコンパクトにまとめられないという方は、ぜひチェックしてみてください。

まずは必要なものをリスト化する

出張が決まったらまずは持っていくものを書き出してみましょう。よく考えたつもりでも必ず穴が出てくるものですので、出発の2～3日前には取りかかり、書いたリストを何度か見直して、足りないものをたしていきます。
買わなくてはいけないものがあれば、調達を済ませておき、前日には書き出したものを詰めるだけの状態にしておくことが理想的です。
出張の前日にやっつけで荷物を詰め込むのではなく、このように持っていく物を事前に把握しておくことで、荷造りはスムーズに進んでいきます。

また、これだけ入念に準備しても、現地に着いて足りないものに気付くこともあるかと思います。その場合は、現地で調達するしかありませんが、同じ失敗を二度と繰り返さないよう、帰宅後には出張時に必要なメモリストに、忘れてしまったものを書き残しておくようにしましょう。念のためにと持ち込んだけれども、使わなかったアイテムも同様です。

この作業を数回繰り返すだけで、自分専用の出張テンプレートが出来上がります。今回、作ったような日用品とビジネスアイテムがひとつになったリストは、一度作ってしまえば便利に使い回すことができます。「いるもの」、「いらないもの」がはっきりすれば、やたらと荷物が増えることもなくなるでしょう。

ビジネスに必要なものは決して省略してはならない！

当たり前のことですが、どんなに荷物を減らしたくても仕事に必要なものを省略してはいけません。
プレゼン資料や名刺、パソコン、携帯電話などは必需品です。遠くから出向いた先とは言っても、相手は大事なビジネス相手。初対面の相手に対しての失態は、できる限り回避しなくてはいけません。

つい忘れてしまいがちなのが、パソコンや携帯電話の充電器、プレゼン資料の枚数の不足です。
会社と連絡が取れなくなってしまうのは、社会人にとってあってはならないことですし、プレゼンの資料が足りないというのも、慣れない地でコピーをしなくてはいけなという手間が発生します。
国内ならまだしも、海外に行く場合は現地での調達が困難になりますから、必需品に関しては、スーツケースの中で定位置を決めて出発前に再度確認する癖をつけましょう。

持っていくべきかどうか悩んだときには……

その荷物を持っていくべきか止めるべきかで悩んだときの判断基準は、現地で調達できるかどうかということでしょう。
下着やタオル、歯ブラシなど、一般的な消耗品はすぐに手に入りますから、苦労して運ぶより都度買う方が手軽なこともあります。数百円の出費で持ち運ぶものが少なくなるのであれば、悪くない選択です。

逆に、スーツやシャツなど、サイズ選びが難しいものや、いつも飲んでいる薬、化粧品類は持っていくべきアイテムだと言えます。現地で調達しにくいものや、値が張るものは、多少苦労してでも持ち運ぶのがベストと言えるでしょう。

帰りのバッグを軽くする工夫として、現地で買ったものを処分してしまう方法もあります。仕事で疲れた身体に、重いバッグを持って移動するのは大変です。値段が安いものなら、処分してしまうのもひとつの手でしょう。こちらでご紹介した内容を参考に、少しでも身軽に動けるように、やれることから試してみてください。