社会人なら当然知っておくべき！出張時のマナー

泊まりがけで出張をするとき、ついつい旅行気分になってしまってはいませんか？知らない土地に行くことにわくわくする方は多いかと思いますが、公私の区別は大切です。ここでは、最低限知っておきたい出張マナーを紹介します。出発から帰社後まで、気をつけるべきポイントはたくさんあります。基本を押さえて周りに差をつけましょう。

出発前に済ませたい準備はこの3つ

出発前に必要な準備は、大きく分けて3つです。すべて事前の準備として大切なことですので、確実にチェックしておきましょう。

必要な持ち物の把握

まず何より大切なのは、必要な持ち物を整理しておくことです。スーツや下着など自分の持ち物はもちろんのこと、仕事で必要になるものは特に抜けがないように注意しましょう。名刺やパンフレット、営業資料など、お客様に渡す類いのものは、少し多めに用意すると安心です。

社内用事前書類の準備

会社によって異なりますが、出張の際には出張申請書や経費精算書などが必要になることが多いでしょう。所定のフォーマットがあれば、規定の形にまとめます。記入のミスなどでスムーズに通らない場合もありますので、出張が決まった段階でなるべく早く申請を行うようにしましょう。

現金の準備

意外に忘れがちなのが、現金の準備です。クレジットカードが使えない場面まで考慮して、多めのお金を用意しておきましょう。お客様との同席中にスマートに支払いできないと、恥ずかしい思いをしてしまいます。1日1万円を目安として、ゆとりを持ってお金を用意してください。

出張中に気をつけるべきポイント

出張中、普段と違う環境下でつい気が緩んでしまうことがあるかもしれません。お客様に会うときは、いつも以上に身だしなみに気をつけるようにしましょう。

また、会社の代表としてその場にいるという意識を持ち、第一印象を良くするためにも、はっきりと明るい声で挨拶します。また、前々からの取引先なら、日頃のお礼を心から伝えることで、よりよい印象を与えやすくなります。

そして、アポイントが終わったら、直属の上司への報告も忘れずに行ってください。大事な案件であるほど、早めの報告が重要です。電話で伝えるのが理想ですが、どうしても難しい状況ならメールで一報を入れましょう。

会社に戻ったら成果の報告と経費精算

すべてを終えて、会社に戻ってもやるべきことは山積みです。まず、上司のところに顔を出し、成果について報告します。持ち帰りの案件がある場合には、簡単なドキュメントにまとめておくと報告がスムーズです。

また、同時進行で進めるべきは、相手へのお礼です。時間を割いてもらったことに対する感謝の気持ちを伝え、今後の変わらぬお付き合いをお願いします。
手書きのはがきを送るのが基本ですが、場合によっては電話やメールでもかまいません。

気持ちを伝えるテクニックとしては、具体的な内容を含めることがポイントです。当日の天候だったり、一緒にした食事だったり、訪問先での出来ごとを付け足すと、心がこもった実のある文面になるでしょう。

第一弾の報告とお礼を終えて落ち着いたら、経費精算書、記録用の報告書など事務処理をします。書き方が分からない場合は、先輩社員に聞きながら正しく処理をしてください。

最後の事務処理まで行って、ようやく出張が完結します。どんなに商談がうまくいっても、帰社後の対応を怠ると会社からの評価は得られません。最後の最後に抜けがないよう、気を引き締めて対応しましょう。慣れないうちは大変ですが、こちらでご紹介したマナーを守って行動してみてください。