出張時の航空券の手配方法と注意点

投稿日:2016-02-12

出張時の航空券の手配方法と注意点

出張で遠方に出かけるときに、飛行機を利用する方は多いでしょう。航空券の手配は会社が行ってくれる場合と、自分で行う場合があると思いますが、後者の場合には知っておきたいポイントがいくつかあります。
そこで今回は、デキるビジネスマンになるための、出張時に気をつけたい航空券の手配方法と注意点を解説します。

トラブル遅延まで考慮したスケジューリング

どのような理由があろうとも、出張先でのアポイントに遅刻すると取引先はもちろん、勤務先からもマイナスの評価を受けます。もし到着日にアポイントがある場合には、予定時刻の数時間前に到着するのを目安にしてください。午後からの予定なら、午前着を手配しておくという具合です。

また会社の今後に関わる大事なクライアントとの会合であれば、前夜に現地入りするのも一つの選択肢です。念には念を入れて行動すれば、余計な心配をすることなくビジネスに注力できます。余分にかかる宿泊費を調べた上で、担当部署に打診してみましょう。

変更やキャンセルが自由にできるチケットの購入を

自分で航空券の手配をするにあたって、まず決めるべきは利用する航空会社です。国内で利用できる航空会社にはさまざまありますが、特定の便指定がなければレガシーキャリアで航空券を手配することをおすすめします。

基本的に、出張先での商談時間などはある程度決まっていますが、内容によっては時間が押してしまうことなども考えられます。それによって全体のスケジュールにずれが生じてしまい、結果的に事前に手配していた飛行機に乗り損ねてしまう場合もあります。

このような事態も想定して、航空券の変更やキャンセルをする際に手数料がかからない航空会社でチケットを予約しておいたほうが、万が一のときにも安心と言えるでしょう。

格安航空券が魅力のLCCは、費用が抑えられるためかなりお得と言えますが、変更やキャンセルをする際に別料金が発生してしまうため、割安とはいえ急に仕事のスケジュールが変更になった場合には融通が利きません。

出張先での急な予定変更はよくあることです。そのような場合にも柔軟に対応できるよう、航空会社選びは慎重に行うようにしましょう。

航空券購入のタイミングは?

出張内容によっては航空券購入のタイミングに迷ってしまうことがあるでしょう。より適当なタイミングとはいつなのか、注意点と併せて紹介します。

早ければ早いほど良い

どのような航空会社でも座席数は決まっており、予約を先延ばしにすると理想の便が埋まってしまうリスクがあります。希望通りの航空券を確保するためには、出張予定が入り次第、手配をはじめるのが賢明です。
また飛行機のシートは価格が安いプランからなくなります。仮にLCCを利用すると考えた場合、手配が遅れると格安航空会社を利用する意味がなくなってしまうでしょう。経費面を考慮しても、早期の行動が肝心です。

長引く出張を考慮する

出張が長引きそうなときには、片道のみの予約をしましょう。行きは格安チケットを手配し、帰りはスケジュールの融通が利く航空券や直前予約をするのがスマートです。
変更可能便を利用する場合は、いつ、どの程度までなら変更が可能なのかをあらかじめ確認します。
その際、取り消し、払い戻しになる場合の手数料も忘れずに聞いてください。もし手数料が高いようであれば、予約を見送るのが無難です。経費削減のつもりが余分なコストにならないように、計画的な行動を心がけるべきでしょう。

出張の際は、取引先との打ち合わせ内容を入念に確認することも大切ですが、航空券の手配も同様に軽視できないポイントです。手配を間違えば取引先、勤務先の双方に迷惑がかかり、自分の信用を著しく下げてしまう可能性もあります。どのようなシーンでもマナーを守った行動がとれる人物が信頼される社会人の条件です。なるべく早めに手配を済ませ、余裕を持った出張をするようにしましょう。